Interne reporting Power BI

Een intern rapport hoeft niet alleen te laten zien hoeveel tickets er zijn verkocht. Juist door actuele cijfers te combineren met context wordt het rapport praktisch bruikbaar voor de organisatie. In één oogopslag is zichtbaar hoeveel tickets zijn verkocht, wat de eindstand van vorig jaar was en hoeveel er nog nodig zijn om het doel voor dit jaar te behalen.

Ook in deze relatief eenvoudige visuals zitten bewust kleine details. Het verkoopdoel is visueel uitgelicht met een handgeschreven annotatie, terwijl een punaise direct duidelijk maakt over welke eventdag het gaat. In de tabel met laatste aankopen worden aankopen van vandaag apart gemarkeerd. Zo hoeft een gebruiker niet eerst datums te vergelijken om nieuwe verkopen te herkennen.

Het zijn geen complexe visuals, maar juist deze extra details maken het verschil. Ze sturen de aandacht, geven cijfers context en zorgen ervoor dat bestuur en organisatie sneller zien wat er op dat moment relevant is. In de eerste visual zie je direct de actuele ticketverkoop voor de vrijdag. Het grote getal laat de huidige stand zien, terwijl de eindstand van vorig jaar bewust als referentie is toegevoegd. Met de annotatie ‘Nog 107 te gaan’ wordt daar meteen een concreet doel aan gekoppeld. De punaise met ‘FRIDAY’ is een klein grafisch detail waarmee direct duidelijk is over welke eventdag de cijfers gaan, zonder daar een extra titel of legenda voor nodig te hebben.

Daarnaast zie je de meest recente ticketaankopen met datum, naam en bedrijf. Nieuwe aankopen van vandaag krijgen automatisch het label ‘TODAY’, zodat ze direct opvallen tussen de overige verkopen. Voor de organisatie is dit handige informatie: niet alleen hoeveel tickets er worden verkocht, maar ook wie zich recent heeft aangemeld en vanuit welke organisaties bezoekers komen. Zo combineert één compact onderdeel voortgang, vergelijking, actualiteit en praktische informatie.

De donderdag staat volledig in het teken van de Masterclasses. In dit overzicht ziet de organisatie per Masterclass direct hoeveel tickets er zijn verkocht ten opzichte van de beschikbare capaciteit. De teller maakt zichtbaar welke sessies bijna vol zitten, welke inmiddels zijn uitverkocht en waar nog voldoende plaatsen beschikbaar zijn. Hierdoor wordt het overzicht niet alleen gebruikt om de verkoop te volgen, maar vooral om te bepalen waar de komende periode de focus moet liggen.

Naast het aantal deelnemers worden ook de financiële cijfers per Masterclass meegenomen. De verkoopwaarde en de vergoeding voor de spreker geven inzicht in de financiële verhouding per sessie. Via het Finance-detail kan vervolgens verder worden gekeken naar de totale bruto ticketomzet, de kosten van Eventbrite en wat er netto overblijft. Zo komen capaciteit, verkoop en financiën samen in één rapport.

Voor de organisatie zit de echte waarde in het kunnen bijsturen. Een Masterclass die achterblijft kan bijvoorbeeld extra aandacht krijgen in social media, nieuwsbrieven of andere campagnes, terwijl promotie voor een bijna uitverkochte sessie juist kan worden afgebouwd.

Ook de sprekerfoto’s en het duidelijke SOLD OUT-label helpen om de status snel te herkennen. Zo wordt Power BI gebruikt om niet alleen terug te kijken naar wat er verkocht is, maar om te bepalen waar we onze aandacht op moeten richten.

Alle cijfers, bedragen en verkoopcijfers die in deze case worden getoond zijn aangepast of gescrambeld en vertegenwoordigen niet de werkelijke financiële gegevens van het event.

Partners ontvangen op basis van hun partnerpakket verschillende tickets voor het event. In dit overzicht houden we bij hoeveel tickets beschikbaar zijn en hoeveel daarvan daadwerkelijk door de partners zijn doorgegeven. Daarbij maken we onderscheid tussen standbemanning en vrijkaarten voor vrijdag en zaterdag. Zo ziet de organisatie direct of partners hun beschikbare tickets al hebben gebruikt. De kleine KPI toont telkens het totaal dat beschikbaar is, terwijl het grote cijfer laat zien hoeveel tickets daadwerkelijk zijn doorgegeven. Daardoor vallen verschillen meteen op. Wanneer bijvoorbeeld 88 tickets voor standbemanning beschikbaar zijn, maar er slechts 82 personen zijn aangemeld, weten we dat er nog zes registraties ontbreken. Hetzelfde principe gebruiken we voor de vrijkaarten die partners aan klanten, relaties of collega's kunnen geven.

Waar komen onze bezoekers eigenlijk vandaan? Deze kaart maakt de ticketverkoop geografisch zichtbaar en laat zien hoe groot het bereik van het event door heel Nederland is. Iedere stip vertegenwoordigt een plaats waar tickets zijn verkocht. De kleur en grootte van de stip geven aan hoeveel bezoekers uit die plaats komen. Zo worden grotere concentraties direct zichtbaar, terwijl ook de brede landelijke spreiding goed te herkennen is.Voor de gebruiker biedt dit meer dan alleen een leuke kaart. We zien hoeveel verschillende steden vertegenwoordigd zijn, waar de grootste concentraties bezoekers zitten en in welke delen van Nederland het event juist minder bereik heeft. Daarmee ontstaat interessante informatie voor toekomstige marketingcampagnes: waar is de Power BI-community al sterk vertegenwoordigd en in welke regio's liggen nog kansen om het event verder onder de aandacht te brengen?



De kaart is daarnaast interactief opgebouwd. Gebruikers kunnen filteren op provincie en vanuit het landelijke overzicht verder inzoomen. De provinciegrenzen, plaatsmarkeringen, legenda en handgeschreven annotaties helpen om de informatie snel te begrijpen zonder dat de kaart volloopt met labels. Door met de muis over de kaart te bewegen verschijnt aanvullende informatie pas wanneer die nodig is. Zo wordt ticketdata die normaal vooral uit namen, plaatsen en bestellingen bestaat vertaald naar een visueel verhaal over het bereik van het event. Niet alleen hoeveel mensen een ticket kopen wordt interessant, maar ook waar onze bezoekers vandaan komen.

Voor de zaterdag stellen we een aantal gratis tickets beschikbaar voor studenten. Met dit overzicht houden we bij hoeveel studententickets beschikbaar zijn, hoeveel er inmiddels zijn aangevraagd en hoeveel we nog kunnen weggeven. Zo ziet de organisatie direct of er nog ruimte is en of we extra aandacht moeten geven aan de promotie richting studenten en hogescholen. Naast de aantallen willen we ook weten wie we met deze actie bereiken. In het detailoverzicht zien we welke studenten zich hebben aangemeld en wanneer hun ticket is geregistreerd. Uiteindelijk willen we hiermee ook beter inzicht krijgen in hoeveel verschillende hogescholen we bereiken. Zo gaat deze pagina niet alleen over het weggeven van vrijkaarten, maar ook over het betrekken van een nieuwe generatie bij Power BI, Fabric en onze community.



De visuele opzet is bewust anders dan een standaard KPI-overzicht. De grote studentenillustratie, confetti en handgeschreven cijfers geven dit onderdeel een eigen karakter, terwijl de belangrijkste informatie compact bij elkaar blijft staan. De gebruiker ziet daardoor snel: hoeveel tickets hebben we beschikbaar gesteld, hoeveel zijn er weg en moeten we nog iets doen om de resterende plekken gevuld te krijgen?